A. PENGERTIAN UMUM Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan, serta megawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dari defenisi ini dapat diambil lima poin penting mengenai manajemen yaitu;
· Perencanaan
· Pengorganisasian
· Pengarahan
· Pengkoordinasian
· Pengawasan
Kelima fungsi ini sangat penting dalam pelaksanaan suatu kegiatan agar kegiatan tersebut dapat berjalan dengan baik dan tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
Mekanisme kerja dari fungsi manajemen dimulai dengan adanya keinginan, kebutuhan, serta informasi, yang kemudian mendorong dilakukannya suatu kegiatan. Setiap kegiatan yang dilakukan pastilah memiliki tujuan yang ingin dicapai. Dan untuk mencapainya dibutuhkan perencanaan. Secara garis besar perencanaan menggambarkan tentang apa, bagaimana, mengapa, kapan dan siapa yang akan melakukan suatu kegiatan, serta hal-hal lain yang terkait.
Setelah perencanaan dibuat, hal lain yang juga penting adalah pengarahan. Pengarahan ini dilakukan agar adanya kesepahaman berpikir sehingga masing-masing orang bersedia untuk menyumbangkan tenaganya semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Setelah itu, penting untuk mengadakan koordinasi. Koordinasi dilakukan agar setiap fungsi yang ada dapat berjalan sesuai rencana dan tidak terjadi kontradiksi antara fungsi yang satu dengan fungsi yang lainnya.
Rencana yang diperuntukkan untuk masa yang akan datang pastinya penuh dengan kemungkinan penyimpangan dan ketidakpastian lain, untuk menghilangkan atau menghindari agar penyimpangan yang terjadi tidak terlalu jauh dari rencana semula maka perlu dilakukan pengawasan atau pengendalian.
Dalam perencanaan jangka panjang lima poin diatas berjalan secara kronologis, sedangkan dalam perencanaan jangka pendek mereka berjalan bersama-sama. Yang akan membentuk circular flow.
B. JENJANG MANAJEMEN Perusahaan besar biasanya memiliki paling sedikit tiga jenjang manajemen, yakni;
a) Manajemen Puncak (Top Manajemen)
Sering disebut manajer senior atau eksekutif kunci. Bertugas untuk menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan penting. Contohnya dewan direktur, direktur utama (CEO) dan pimpinan lain.
b) Manajemen Madya (Midlle Manajemen)
Memiliki tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajer puncak. Contohnya adalah pimpinan pabrik dan manajer divisi.
c) Manajemen Operasional
Bertugas sebagai pelaksana rencana yang diuat oleh para manajer madya. Sering disebut supervisor garis pertama kaena bertugas untuk melakukan supervise kepada para karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.
C. LAC. LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMENGerakan Manajemen Ilmiah diprakarsai oleh Frederick W. Taylor dalam bukunya The Principals of Scientific Management, Taylor mengemuikakan beberapa prinsip manajemen yang intinya;
§ Observasi dan analisis penting dilakukan untuk menemukan penyelesaian tebaik.
§ Pemilihan dan pelatihan ilmiah bagi para pemimpin.
§ Penyamaan gaji dan hasil kerja merupakan langkah yang baik.
§ Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan, dan pemeriksaan pekerjaan.
D. SEKOLAH TENANG PEMIKIRAN MANAJEMEN· Sekolah klasik (antara PD I dan PD II) memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Pengembangan manajerial akan diarahkan dari fungsi-fungsi tersebut.
· Sekolah perilaku (tahun 1950-an). Berpusat pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia.
· Sekolah ilmu manajemen ini melibatkan ilmu matematik dan statistik. Ilmu manajemen dianggap sebagai suatu bentuk pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis.
· Analisis sistem menawarkan suatu alat untuk melihat kegiatan intern dan ekstern dari suatu perusahaan. Analisis sistem adalah metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah bisnis dengan mengidentifikasikan bagian-bagian utama dari suatu sistem dan hubungan mereka.
· Manajemen hasil (MBO) adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan. MBO menitikberatkan pada hasil, bukan perilaku karyawan.
E. PERENCANAAN Perencanaan merupakan poin terpenting dalam pelaksanaan manajemen. Dalam pelaksanaanya perencanaa memiliki beberapa hal yang harus diketahui;
· Bentuk-bentuk perencanaan
a. Tujuan (objective), tujuan adalah suatu sasaran dimana suatu kegiatan akan diarahkan dan dicapai dalam jangka waktu tertentu.
b. Kebijakan (policy) merupakan suatu pernyataan atau pemikiran untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan untuk mencapai tujuan.
c. Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat.
d. Prosedur adalah rangkaian kegiaan yang akan dilaksanakan di waktu yang akan datang.
e. Aturan (role) adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.
f. Program merupakan campuran dari kegiatan prosedur, aturan, dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran.
· Kegunaan perencanaan
ü Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang
ü Mengarahkan perhatian pada tujuan
ü Meringankan biaya
ü Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan
· Langkah-langkah penyusunan rencana
· Perencanaan merupakan proses pendekatan yang rasional
Dengan berbagai langkah yang telah dilakukan untuk menyusun suatu rencana maka dapat dikatakan bahwa perencanaan merupakan proses pendekatan yang rasional.
· Jangka waktu perencanaan
a. Jangka waktu panjang
b. Jangka waktu menengah
c. Jangka waktu pendek
· Faktor-faktor yang membatasi perencanaan
· Pengambilan Keputusan
ü Syarat pengambilan keputusan adalah adanya usaha untuk mencapai suatu tujuan, mengetahui dengan pasti tujuan yang ingin dicapai, kemampuan menganalisis dan menilai, serta optimistis.
ü Alat pengambilan keputusan seperti 1) operation research, 2) teori probabilitas, 3) linear programming.
ü Analisa resiko
ü Pohon keputusan digunakan untuk dapat melihat berbagai kemungkinan dan akibat dari diambilnya suatu tindakan.
F. PENGORGANISASIAN Pengorganisasian adalah usaha untuk menyusun komponen-komponen pokok seperti personalia, fungsi, dan faktor fisik sedemikian rupa sehingga dapat digunakan sebagai sarana untuk mencapai tujuan.
· Pola hubungan antara komponen organisasi
· Rentangan kekuasaan muncul sebagai akibat dari keterbatasan kemampuan seseorang dalam memimpin dan mengatur bawahannya.
· Dasar-dasar pembagian golongan dalam suatu organisasi
ü Berdasarkan angka, misalnya divisi ke-empat atau resimen 27.
ü Berdasarkan waktu, misalnya shift 1 : 07.00 - 12.00, shift 2 : 12.00 - 17.00
ü Berdasarkan fungsi perusahaan, misalnya bagian produksi, pemasaran, dan keuangan
ü Berdasarkan luas daerah operasi, misalnya cabang-cabang yang dimiliki perusahaan tersebut
ü Berdasarkan jenis barang yang dihasilkan, misalnya PT Astra yang memproduksi banyak barang manufaktur melakukan pembagian kerja berdasarkan motor, mobil, dan mesin foto kopi
ü Berdasarkan jenis langganan, misalnya pelanggan yang merupakan IRT dan petani akan mendapat promosi yang berbeda.
· Karakteristik struktur organisasi
ü Memiliki struktur organisasi yang seimbang
ü Fleksibel
G. PENGARAHAN Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan.
· Prinsip-prinsip pengarahan
ü Prinsip mengarah pada tujuan bahwa makin efektifnya proses pengarahan akan semakin besar usaha bawahan untuk mencapai tujuan.
ü Prinsip keharmonisan dengan tujuan maksudnya adalah para pekerja bekerja dengan suatu tujuan tertentu yang tidak begitu berbeda dengan tujuan perusahaan, sehingga dapat terbentuknya suatu keharmonisan.
ü Prinsip kesatuan komando sangatlah penting unutk menyatukan arah tujuan dan tanggung jawb para bawahan.
· Cara-cara pengarahan
ü Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Biasanya dilakukan pada pegawai baru namun dapat juga dilakukan pada pegawai lama untuk merefresh ingatan mereka pada informasi-informasi penting yang berhubungan dengan perusahaan.
ü Perintah merupakan permintaan dari pemimpin kepada orang yang berada dibawahnya untuk mengulang atau melakukan suatu kegiatan pada keadaan tertentu. Perintah dapat berupa perintah umum, khusus, lisan, tertulis, formal, dan informal.
ü Delegasi wewenang merupakan keadaaan dimana pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.
· Prinsip komunikasi
ü Komunikasi harus jelas
ü Prinsip integritas (saling pengertian)
ü Prinsip penggunaan informasi informal sebagai pelengkap informasi formal.
· Motivasi
ü Motivasi positif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasaan tertentu. Misalnya dengan pemberian promosi ataupun insentif.
ü Motivasi negatif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang melakukan sesuatu secara terpaksa.
H. PENGKOORDINASIAN Adanya pendapat yang berbeda diantara masing-masing individu akan mempengaruhi keputusan yang diambil. Pendapat-pendapat tersebut perlu diselaraskan dengan mengadakan koordinasi agar terdapat suatu keadaan yang harmonis sehingga tujuan perusahaan dapat terjadi.
· Prinsip koordinasi
ü Prinsip kontak langsung dimana dengan adanya kontak langsung baik secara vertikal maupun horizontal dapat terjadi tukar pendapat, gagasan, dan ide lainnya sehingga dapat tercipta pengertian yang mendalam.
ü Prinsip penekanan pada terciptanya koordinasi. Koordinasi yang kurang baik dapat mengakibatkan kesimpangsiuran dalam dalam organisasi. Oleh karena itu koordinasi yang baik harus diciptakan.
ü Hubungan timbal-balik diantara faktor-faktor yang ada.
· Pelaksanaan fungsi koordinasi
ü Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terciptanya koordinasi. Misalnya dengan menciptakan struktur organisasi yang baik.
ü Memastikan apakah masing-masing individu sudah menegtahui prinsip-prinsip koordinasi.
I. PENGAWASAN Pengawasan berfungsi untuk mencari tahu hasil yang telah dicapai, yaitu dengan membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standard atau rencananya.
· Langkah-langkah pengawasan
ü Menciptakan standar
Standar merupakan suatu kriteria untuk mengukur hasil pekerjaan.
Standar terdiri atas standar kualitatif yang dapat berupa pendapat umum ataupun standar kuantitatif yng diwakili olesuatu satuan tertentu misalnya waktu kerja.
ü Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standar, yang dilakukan unutk mengetahui telah berapa jauh suatu penyimpangan terjadi.
ü Melakukan tindakan koreksi. Langkahini dilakukn unutk memperbaiki dan menyempurnakan segala kegiatan, kebijaksanaan, serta hasil kerja yang tidak sesuai dengan standar.
· Syarat-syarat pengawasan yang baik
ü Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan
ü Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera
ü Pengawasan harus harus mempunyai pendangna ke depan
ü Pengawasan harus objektif, teliti, dan sesuai dengan standar yang digunakan
ü Pengawasan harus luwes
ü Pengawasan harus sesuai dengan pola perusahaan
ü Pengawasan harus ekonomis
ü Pengawasan harus mudah dimengerti
ü Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar